کارکرد پاسپورت

پاسپورت اطلاعات پراکنده را پیرامون شناسه یک اثر جمع می‌کند و منبع، تاریخ، وضعیت و سطح دسترسی هر بخش را قابل تشخیص می‌سازد.

محتوای احتمالی

• مشخصات و تصاویر اثر
• هنرمند، سازنده یا کارگاه
• خاستگاه و Provenance
• سوابق مالکیت قابل افشا
• وضعیت و گزارش‌های کارشناسی
• گواهی‌ها
• مرمت و حفاظت
• نمایشگاه، انتشار، بیمه و حمل
• تغییرات مهم پرونده

آنچه پاسپورت اثبات نمی‌کند

• پاسپورت به‌تنهایی گواهی اصالت نیست.
• پاسپورت سند مالکیت قانونی نیست.
• پاسپورت تضمین قیمت یا ارزش آینده نیست.
• ثبت اطلاعات، مسئولیت منبع اصلی را حذف نمی‌کند.

سطوح دسترسی

اطلاعات می‌توانند عمومی، ویژه اعضا، در دسترس کارشناس، خصوصی مالک یا محدود به عملیات باشند. محل نگهداری، مدارک هویتی و اطلاعات مالی به‌صورت پیش‌فرض عمومی نیستند.

به‌روزرسانی و نسخه

پاسپورت یک سند ثابت نیست. رویدادها و مدارک تازه به آن افزوده می‌شوند و اصلاحات حساس باید همراه با تاریخ و علت ثبت شوند.

انتقال کنترل

انتقال اثر می‌تواند موجب تغییر کنترل پرونده شود، اما سوابق تاریخی نباید به مالک جدید واگذار یا حذف شوند بدون آنکه قواعد حقوقی و حریم خصوصی رعایت شوند.

استعلام

نسخه عمومی پاسپورت باید امکان کنترل شناسه، وضعیت رکورد و گواهی‌های قابل افشا را فراهم کند؛ جزئیات محرمانه تنها برای نقش‌های مجاز نمایش داده می‌شوند.