تعریف هویت دیجیتال

هویت دیجیتال مجموعه‌ای از شناسه‌ها، مشخصات و پیوندهای ثبت‌شده است که کمک می‌کند رکوردهای یک اثر با آثار دیگر اشتباه نشوند.

اجزای پایه

• شناسه یکتای دارایی
• شماره پاسپورت
• عنوان و دسته‌بندی
• تصاویر شناسایی
• ابعاد، مواد و تکنیک
• نشانه‌ها، امضاها و شماره‌ها
• پیوند با گزارش، گواهی و رویداد

پایداری شناسه

تغییر مالک، عنوان، محل نگهداری یا وضعیت فروش نباید شناسه اصلی را تغییر دهد. اصلاحات به رکورد افزوده می‌شوند و سابقه مهم حفظ می‌گردد.

رکورد تکراری

اگر یک اثر چند بار ثبت شود، ادغام تنها پس از بررسی شواهد انجام می‌شود. شباهت تصویر یا عنوان برای ادغام خودکار کافی نیست.

شناسه و مالکیت

داشتن شناسه یا دسترسی به پرونده، سند مالکیت قانونی نیست. مدارک مالکیت و اختیار ثبت باید جداگانه مدیریت شوند.

شناسه عمومی و داخلی

برای کاهش خطر، شناسه عمومی قابل استعلام می‌تواند از شناسه‌های داخلی، اطلاعات امنیتی یا محل نگهداری جدا باشد.